第一条 为切实加强和规范农机购置补贴档案管理，确保档案资料完整、准确，便于检查监督，根据财政部、农业部、省农委、吉林市农委有关规定，特制定本制度。
第二条 蛟河市农业机械管理总站必须加强对农业机械购置补贴档案工作的管理，建立完善的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，确保妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损。档案资料管理应当纳入当年购机补贴绩效考核范围。
第三条 农业机械购置补贴档案分为A、B、C三档。A档为文件类，B档为资料类，C档为补充类。
第四条 A档包括：
（一）农业机械购置补贴的办法、制度、规范等政策文件；
（二）农业机械购置补贴专项资金实施、督查方案；
（三）农业机械购置补贴专项资金预算及工作经费文件；
（四）请示报告及批复；
（五）年度农业机械购置补贴政策实施工作总结；
（六）其他有关农机购置补贴的文件性资料。
第五条 B档（《吉林省农机购置补贴产品核验规程（试行）》中要求的归档核验材料）包括：
（一）购置者的身份证复印件；
（二）购置产品的发票复印件；
（三）购置产品的铭牌、发动机号、产品架号等图像照片或拓印件；
（四）购置者与购置产品同框拍照的照片；
（五）核验单；
（六）补贴资金申请表；
（七）按各自所需留存的有关农机购置补贴的其他材料。
B档（一）至（六）及（七）项中涉及购机户个人信息的资料为购机户档案，实行“一户一档”制，其相关信息必须与农机购置补贴信息管理系统完全一致，由农业机械购置补贴实施单位备齐完善装袋后，与购机补贴明细表、汇总表一起送县级农机化主管部门存档，至少每季度一次。每个购机户的档案依各地惯例既可以按行政区域（乡镇街）整理，也可以按农机购置补贴辅助管理系统中“申请表编号”顺序整理。
B档资料规格应当为国际标准的A4纸尺寸，小于A4纸尺寸的资料粘贴在A4纸尺寸的“购机补贴档案资料粘贴纸”上，大于A4纸尺寸的资料按A4纸尺寸折叠后粘贴。
第六条 C档包括：
（一）开展农业机械购置补贴政策宣传、补贴机具展示、技术培训等相关资料；
（二）召开农业机械购置补贴会议的相关资料；
（三）接受群众对补贴投诉的相关记录及处理结果；
（四）对农机购置补贴工作的相关调研、检查、核实记录材料；
（五）机具作业时的录像、照相资料；
（六）其他相关农机购置补贴资料。
第七条 农机化主管部门须保存A、B、C档中的所有资料；
第八条 每年的12月底前完成当年农机购置补贴档案的整理、装订工作，并存放档案室（柜）。农业机械购置补贴档案属于定期保管档案，按类别分：A档最低保管期为10年，B、C档最低保管期为5年。保管期限从次年的元月开始算起。本规定的保管期限为最低保管期限。
第九条 农业机械购置补贴档案是有关部门对农机购置补贴政策落实工作进行监督、检查的重要依据，不得弄虚作假。应当确定购机补贴档案管理专门人员和岗位职责，并建立相应的管理制度。任何个人不得擅自涂改、故意损毁或者伪造购机补贴档案，不得泄露档案中的涉密信息和个人隐私。
农业机械购置补贴档案应当放置在专用的档案室（柜）内，并采取防火、防盗、防高温、防潮湿、防虫鼠等安全措施。
第十条 单位因业务移交或档案管理人员变动时，应办理相关的档案移交手续。
第十一条 农业机械补贴档案保管期满，需要销毁时，要由单位档案管理人员提出意见，经单位审查批准后，建立销毁清册进行销毁。
档案销毁清册应当记载档案类别、档案编号、注销原因、保管到期日期、销毁地点、销毁日期等信息，监销人和销毁人要在档案销毁记录上签字，并永久保管。